Durchgängigkeit gefragt

Um bei den zum Teil komplexen Bauvorhaben immer die Kosten im Blick zu haben und diese exakt verfolgen zu können, entscheidet man sich schon 2004 für die Vorgängerversion von California.pro. Die bis dahin eingesetzte Softwarelösung deckt zwar den AVA-Bereich ab, jedoch reicht das den Ingenieuren nicht. Denn die Kostenverfolgung – und das angefangen bei der ersten Kostenschätzung bis zur Abrechnung – sowie die Kostendokumentation sind für das Ingenieurbüro äußerst wichtig, und das sowohl intern als auch dem Auftraggeber gegenüber. Erhält WASTRA-PLAN eine Anfrage für ein Bauvorhaben, setzen sich die Ingenieure im Vorentwurf mit den Kosten auseinander. Zum Einsatz kommt zum einen – nahtlos integriert in California.pro – das STLB-Bau des DIN ergänzt durch DBD-BauPreise von Dr. Schiller & Partner. Die Software nutzen die Planer sowohl zur reinen Preisermittlung als auch zur Bildung VOB-gerechter Bauleistungstexte. Zum anderen greifen sie in California.pro auf die Kosten ähnlicher bereits abgewickelter Projekte zu, liefern diese doch automatisch aktuelle Kostenerfahrungen für neue Bauvorhaben. „Auf diese Weise können wir den Bauherren relativ kurzfristig eine grobe Angabe über die Kosten der Maßnahmen mitteilen. Ab diesem Zeitpunkt verfolgen wir dann die Kosten akribisch bis zur Abrechnung“, erläutert Dr. Joachim Koop, Projektleiter bei WASTRA-PLAN.

Bei kurzen Baumaßnahmen erhält der Bauherr die Kostenschätzung und danach die Kostenberechnung. Da der Leistungsstand eindeutig und der Kostenrahmen überschaubar ist, erfolgt in diesem Fall die Kostenfortschreibung oft nur über zwei Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung. Laut Dr. Koop sei es allerdings bei komplexen Erschließungsmaßnahmen, die über mehrere Jahre laufen und Erd-, Kanal- und Straßenbau, die Bepflanzung und die Planungder gesamten versorgungstechnischen Anlagen beinhalten, ohne die richtige Software schwierig, wenn nicht gar unmöglich, den Überblick zu behalten. Bei diesen Maßnahmen ist es auch aus Finanzierungsgründen für den Auftraggeber von Bedeutung, regelmäßig Zwischenberichte über die Kosten vorliegen zu haben.

Detaillierte Kostenübersichten über die einzelnen Gewerke sind für das Ingenieurbüro unumgänglich. Diese Informationen bereitet WASTRA-PLAN dem Auftraggeber regelmäßig auf. Dokumentiert wird hierbei der Leistungsstand der einzelnen Gewerke sowie des gesamten Projektes als auch, welche Leistungen bereits abgerechnet sind, und mit welchen Kosten noch zu rechnen ist. Mit California.pro ist die Darstellung aufgeschlüsselt nach Kostengruppen, Kostenstellen, Kostenarten als auch nach Kostenträgern möglich und schnell für die Bauherren aufbereitet.

Nachdem die ausführenden Unternehmen ihre Schlussrechnungen eingereicht haben, erstellt man bei WASTRA-PLAN mit California.pro detaillierte Kostenübersichten zu internen Analysezwecken. Dabei gilt es Fragen wie: „Wie sieht die Abrechnung im Vergleich zur Kostenberechnung aus?“, „Was sind die Ursachen für Abweichungen“, „Welche Nachträge sind entstanden und warum?“, zu beantworten. Bei Letzterem ist es wichtig herauszuarbeiten, ob Nachträge durch zusätzliche Anforderungen des Auftraggebers, durch unvorhergesehene Ereignisse wie Hochwasser etc. oder eventuell auch durch Planungsfehler entstanden sind. Je nach Antwort entscheiden die Ingenieure dann, wie sie weitere Ausschreibungen gestalten, auf welche Eventualitäten sie sich im Zweifel einstellen, in welche Richtung sie den Auftraggeber zukünftig beraten müssen oder welches Honorar sie noch in Rechnung stellen können.

Dass alle Zahlen von der ersten Kostenschätzung bis zur Abrechnung im System gespeichert und abrufbar sind, ist ein entscheidender Faktor für das Ingenieurbüro. „Wir haben jederzeit die Möglichkeit, die Kostenentwicklung im Projekt hochzurechnen. Damit können wir nicht nur die Kosten verfolgen, sondern auch aktiv steuern. Diese Qualität der durchgängigen Kostendokumentation bis zur letzten Abrechnung kommt bei unseren Auftraggebern sehr gut an“, resümiert Joachim Koop.

Neben der Durchgängigkeit des Systems ist die leichte Bedienbarkeit und somit schnelle Erlernbarkeit für neue Mitarbeiter von Vorteil. Auch gewährleistet das zugrunde liegende Datenbankkonzept, dass die Daten automatisch gespeichert werden und für alle verfügbar sind. Das war ein wesentlicher Aspekt für das Ingenieurbüro sich weiterhin für California.pro zu entscheiden