Kosten immer unter Kontrolle

Die BGW Bielefelder Gesellschaft für Wohnen und Immobiliendienstleistungen mbH (BGW) deckt ein großes Leistungsspektrum ab und führt jährlich die unterschiedlichsten Projekte durch. Um die Kosten für Großmodernisierungen, Sanierungen und Neubauten immer unter Kontrolle zu haben, setzt die technische Abteilung der Wohnungsbaugesellschaft auf das durchgängige AVA- und Kostenplanungssystem California.pro.

Die BGW ist nicht nur das größte Unternehmen der Immobilienwirtschaft in Bielefeld, sondern mit rund 11.700 eigenen Wohnungen und über 270 Gewerbeobjekten auch die Nummer 1 in Ostwestfalen-Lippe. Seit ihrer Gründung im Jahr 1950 hat sich die BGW vom reinen Wohnraumversorger zu einem modernen Dienstleistungsunternehmen entwickelt, das mit einer Vielzahl von kundenorientierten Angeboten Verantwortung für die Stadt Bielefeld und ihre Bürger:innen übernimmt.

Wiederkehrende Unterhaltsmaßnahmen schreibt die technische Abteilung jedes Jahr mit allen vorkommenden Leistungen aus und schließt dann mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Rahmenvertrag ab. Damit können alle Maßnahmen, die auf der Basis des Rahmenvertrages während der Laufzeit abgewickelt werden, sofort ohne Ausschreibung beauftragt und abgerechnet werden. Der Vorteil liegt für die BGW klar auf der Hand. Das Managen der wiederkehrenden Unterhaltsmaßnahmen mittels Rahmenverträgen beschleunigt die Planung und Abrechnung der Leistungen. Darüber hinaus bietet es erhebliche Einsparmöglichkeiten bei den Kosten für den Bauunterhalt, da das ausführende Unternehmen entsprechend günstig anbieten kann.

Rund 25 Millionen Euro setzt die BGW jährlich für Instandhaltung, Sanierung und Modernisierung ein, da sie den Wohnungsbestand aus den 50er Jahren sukzessive modernisiert. Die Modernisierungen beinhalten zum Beispiel den Einbau von Wärmedämmverbundsystemen und neuen Fenstern, die Dämmung von Dachböden und Kellerdecken, häufig auch ein neues Beheizungssystem sowie die Sanierung der Balkone, sofern welche vorhanden sind. Zwecks Ausschreibung fügt die technische Abteilung die zu modernisierenden Projektstandorte zu einem Leistungsverzeichnis zusammen und gliedert diese in verschiedene Lose wie Wärmedämmverbundsystem, neue Dächer, neues Heizungssystem etc. Die relevanten ausführenden Unternehmen erhalten die Pläne der jeweiligen Objekte mit der Bitte, sich diese genau anzuschauen und ein Pauschalangebot für die jeweiligen Positionen des entsprechenden Loses abzugeben. Liegen die Angebote vor, liest die technische Abteilung diese in California.pro ein, erstellt den Preisspiegel und vergibt den Auftrag an den wirtschaftlichsten Anbieter und schreibt die Kosten im System fest.

Die technische Abteilung setzt das Programm auch für die gesamte Abrechnung, Kostenkontrolle und Projektüberwachung ein. So unterstützt die Software die Bielefelder von der Rechnungsprüfung und Freigabe der ersten Abschlagsrechnung über die Mängelüberwachung bis zur Rückgabe der Bankbürgschaft nach Ablauf der Gewährleistungsfrist. Die BGW erstellt auch Zahlungsanweisungen für Abschlagszahlungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen mit dem System sowie Gutschriften und Mängelrügen und verfolgt letztere auch mit der Software.

Für die BGW sind die Durchgängigkeit sowie die Stabilität von California.pro das Wichtigste. Auch kann die BGW ihre unterschiedlichen Projekte mit deren verschiedenen Kostenstadien abbilden, den Schriftverkehr den Projekten entsprechend zuordnen sowie die Projektinformationen mittels GAEB-Schnittstellen mit externen Planungsbüros austauschen. Somit deckt California.pro alle relevanten Anforderungen ab.