Karlsruhe - technologisch weit vorne

Das Tiefbauamt, welches alleine im Jahr zwischen 30 und 40 Millionen Euro Bauleistungen mit 80 Mitarbeitern über California.pro ausschreibt, ist Ansprechpartner für alle Anwender und den Softwarelieferanten, den G&W Vertriebs- und Servicepartner IBS Consult. Darüber hinaus organisiert das Tiefbauamt für alle Anwender die jährlich stattfindenden Workshops, die IBS zu konkreten California.pro-Themen abhält.

Im Vergleich zu anderen Städten ist das Karlsruher Tiefbauamt breit aufgestellt und für große Teile der städtischen Infrastruktur der 300.000 Einwohner zählenden Stadt zuständig. Dazu zählen die Stadtentwässerung – alleine hier beläuft sich der Investitionsbedarf von 2010 bis 2018 auf 100 Mio. Euro –, das Straßenwesen in Planung, Bauausführung und Unterhalt, die Verkehrstechnik und Verkehrslenkung sowie der konstruktive Ingenieurbau. Letzteres umfasst auch 178 Kilometer Fließgewässer und 52 Kilometer Hochwasserdämme.

Um die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren, befindet sich das Modul Mobiles Aufmaß von California.pro im Test. Damit erfasst der Anwender Aufmaße mobil und schickt diese elektronisch ins Büro, um ohne manuelle Zwischenschritte die Massenermittlung und Rechnungsprüfung durchzuführen oder die Gutschrift vorzubereiten. Der zuständige Bearbeiter exportiert dazu das LV aus California.pro und versendet es an das Mobilgerät, typischerweise ein Tablet. Auf dem Tablet werden die Mengenansätze eingetragen, das Aufmaß zurückgesandt und in California.pro importiert. Dies erfolgt automatisch in das richtige Bauvorhaben und zum richtigen LV. Dipl.-Ing. Wilfried Schreiber, Stadtbaudirektor und zuständig für Wegekoordination, Verkehrsinformation und IT, erläutert: „Wir testen das Modul ein halbes Jahr. Ist der Test erfolgreich, werden wir es überall dort einsetzen, wo es Sinn macht, wie zum Beispiel bei den Pflasterarbeiten.“

Um die Freigabe der Kosten für ihre Bauprojekte von den innerstädtischen Gremien zu erhalten, ermitteln die Bauingenieure mit California.pro die Kosten. Dabei sind von der ersten Kostenermittlung bis zur Fertigstellung Abweichungen bis maximal 10% erlaubt. Arbeiten im Hochbauamt und in der Gebäudewirtschaft die Kollegen mit Stammleistungsverzeichnissen, greift man im Tiefbauamt auf Ausschreibungen ähnlicher, bereits abgeschlossener Bauvorhaben zu und passt diese den aktuellen Anforderungen an, um die Kosten zu ermitteln. Sind diese freigegeben, erfolgt die Ausschreibung über die Vergabestelle. Die einzelnen Kostenstadien von der ersten Kostenermittlung bis zur Schlussrechnung bleiben in California.pro dauerhaft im Zugriff. So hat der Anwender die Kostenentwicklung immer vor Augen.

Im Gegensatz zu anderen Kommunen existiert in Karlsruhe nicht eine zentrale Vergabestelle, sondern mehrere dezentrale in den verschiedenen Ämtern, damit die entsprechenden Fachkenntnisse vorliegen. Im Tiefbauamt befindet sich die Vergabestelle, die sich um Ausschreibung, Submission und Vergabe aller Bauleistungen bezüglich des Straßenwesens und der Stadtentwässerung kümmert. Die entsprechenden Formblätter dazu hat IBS dem Tiefbauamt für die Nutzung in California.pro aufbereitet.

Nach der Submission und Erstellung des Preisspiegels erfolgt die fachliche Prüfung durch die Mitarbeiter des Tiefbauamtes. Um die Angebote soweit wie möglich „gläsern“ zu gestalten, erstellen die Experten die Preisspiegel detailliert oder komprimiert, als Schwerpunkt- oder Ausreißerpreisspiegel je nach Anforderung. Sollte den Bauspezialisten eine Position äußerst preisgünstig erscheinen, weisen sie im Vergabegespräch den Bieterdarauf hin und fragen ihn, ob ein Kalkulationsirrtum vorliege. „Sollte dies nicht der Fall sein, muss er unterschreiben, dass er die Leistung für diesen Preis abrechnet“, erläutert Bauingenieur Schreiber und fährt fort: “In solchen Situationen ist der Preisspiegel mit seinen Mittelwerten, Minimum- und Maximumwerten sehr hilfreich.“ Danach wird dem entsprechenden Gremium der Stadtverwaltung ein Vergabevorschlag unterbreitet.

Laut Wilfried Schreiber seien damit 80 % der Tätigkeiten mit California.pro abgedeckt, da die gesamte Kostenkontrolle und –verfolgung bei der Stadt über SAP läuft. Allerdings nutzt man bei ausgesuchten Großprojekten California.pro auch während der Bauabwicklung zur Kontrolle der Massenansätze und Freigabe der Abschlagszahlungen

Für die Ämter ist der Einsatz von California.pro eine strategische, kaufmännisch wichtige Entscheidung. Wilfried Schreiber dazu: „Das Programm ist breit aufgestellt, wird vom Hersteller ständig weiterentwickelt und die Dienstleistungen decken alle Anforderungen unserer Stadtverwaltung ab. Darüber hinaus ist das System leicht zu bedienen und unterstützt uns beim Zusammenbringen der einzelnen Ämterinteressen.“